Anforderungen an Ihre Zeiterfassung ermitteln
Die Auswahl eines Zeiterfassungssystems ist für viele Unternehmen eine größere Entscheidung, als es zunächst scheint. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Dienstpläne, Zuschläge, Abwesenheiten und bestehende Softwarelösungen müssen berücksichtigt werden. Eine Software kann auf dem Papier zahlreiche Funktionen bieten und trotzdem nicht zu den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen passen.
Staffbox unterstützt Sie deshalb bereits vor der Auswahl eines Systems. Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse, erheben den tatsächlichen Bedarf und definieren, welche Funktionen und Schnittstellen Ihr zukünftiges Zeiterfassungssystem erfüllen soll. Unser Ansatz: Zuerst verstehen wir Ihre Abläufe. Danach definieren wir die Anforderungen. Erst dann beurteilen wir, welche Software zu Ihrem Unternehmen passt.
Was umfasst eine IST-Analyse der Zeiterfassung?
Am Anfang steht die Frage, wie Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen derzeit geplant, erfasst, geprüft und für die Personalverrechnung aufbereitet werden.
Wir betrachten unter anderem:
- bestehende Arbeitszeitmodelle und Dienstplanungsprozesse
- Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen
- Umgang mit Mehr- und Überstunden
- Zulagen, Zuschläge und besondere Arbeitszeitregelungen
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Genehmigungs- und Freigabeprozesse
- Zuständigkeiten zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Personalverwaltung
- bestehende Zeiterfassungs-, Dienstplanungs- und Lohnverrechnungssysteme
- Schnittstellen, Datenexporte und manuelle Arbeitsschritte
Dabei geht es nicht nur um die vorhandene Technik. Ebenso wichtig sind die Menschen, die mit dem System arbeiten, und die Prozesse, in die es eingebunden werden muss.
Vom tatsächlichen Bedarf zum klaren Anforderungsprofil
Auf Basis der IST-Analyse ermitteln wir, welche Anforderungen ein zukünftiges System erfüllen sollte. Dabei unterscheiden wir zwischen zwingend notwendigen Funktionen, sinnvollen Ergänzungen und optionalen Anforderungen.
So lässt sich beispielsweise feststellen, ob ein Unternehmen lediglich eine zuverlässige Arbeitszeitaufzeichnung benötigt oder zusätzlich Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung, Genehmigungsworkflows, mobile Erfassung oder automatisierte Übergaben an die Lohnverrechnung abbilden muss.
Auch branchenspezifische Anforderungen spielen eine Rolle. Unternehmen mit Schichtbetrieb, saisonalen Schwankungen, mehreren Standorten oder komplexen Kollektivverträgen benötigen häufig andere Funktionen als Betriebe mit gleichmäßigen Arbeitszeiten.
Lastenheft für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware
Wenn mehrere Systeme verglichen werden sollen, können wir die erhobenen Anforderungen in einem strukturierten Lastenheft zusammenfassen.
Dieses beschreibt, welche fachlichen, organisatorischen und technischen Voraussetzungen die Software erfüllen muss. Es schafft eine einheitliche Grundlage, um Anbieter zu vergleichen, Angebote einzuholen und die tatsächliche Eignung der Systeme zu bewerten.
Ein gutes Lastenheft hilft, sich nicht von einzelnen Produktfunktionen oder Präsentationen leiten zu lassen, sondern die Auswahl an den betrieblichen Anforderungen auszurichten.
Je nach Auftrag unterstützen wir bei der Bewertung möglicher Lösungen und der Vorbereitung einer fundierten Entscheidungsgrundlage.
Warum Staffbox für die Zeiterfassungsanalyse?
Staffbox verbindet Kenntnisse der Personalverrechnung mit einem praktischen Verständnis für Arbeitszeitmodelle und betriebliche Abläufe. Dadurch berücksichtigen wir nicht nur, wie Arbeitszeiten erfasst werden, sondern auch, welche Informationen später für die Lohnabrechnung benötigt werden.
Das ist entscheidend: Wenn ein System Arbeitszeiten zwar erfassen kann, die relevanten Entgeltbestandteile aber nicht sauber abbildet oder übergibt, entsteht der Aufwand häufig erst bei der monatlichen Abrechnung.
Wir betrachten deshalb den gesamten Prozess – von der Erfassung bis zur Verwendung der Daten.
Welche Anforderungen gehören in ein Lastenheft?
Neben der Erfassung von Beginn, Ende und Pausen können Schichtmodelle, Gleitzeit, Außendienst, Homeoffice und Abwesenheiten entscheidend sein. Ebenso wichtig sind Berechtigungen: Wer darf Zeiten ändern, genehmigen und exportieren? Im Lastenheft sollten Muss-Anforderungen von Komfortfunktionen getrennt sein. Auch Korrekturprotokolle, Auswertungen und die benötigten Übergabeformate an die Personalverrechnung gehören in den Vergleich.
Wie lässt sich ein System vor der Einführung bewerten?
Ein Test mit repräsentativen, möglichst anonymisierten Beispieldaten macht Unterschiede sichtbar, die in einer Produktpräsentation leicht untergehen. Prüfen Sie etwa Monatswechsel, Abwesenheiten und Korrekturen bereits freigegebener Zeiten. Entscheidend ist, ob die Daten anschließend in der benötigten Qualität in Ihre Abrechnung gelangen. Staffbox unterstützt bei der Bedarfsermittlung; konkrete Hersteller, Lizenzen und Integrationen werden erst nach Prüfung Ihrer Ausgangslage vereinbart.
Fachliche Grundlagen und weitere Informationen
Bei der Gestaltung und Prüfung von Arbeitszeitabläufen sind die gesetzlich erforderlichen Aufzeichnungen zu berücksichtigen. § 26 Arbeitszeitgesetz regelt Aufzeichnungspflichten und besondere Konstellationen. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, muss anhand des Arbeitszeitmodells und der anwendbaren Regeln geprüft werden.
Sie planen eine neue Zeiterfassung oder möchten Ihre bestehende Lösung ablösen? Staffbox hilft Ihnen, zuerst den Bedarf zu klären und dann eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Leistungen sinnvoll verbinden
Für die Datenübergabe betrachten wir passende Schnittstellen zur Lohnverrechnung anhand Ihres vorhandenen Systems. Ein HR-Audit mit Prozessanalyse hilft, Schwachstellen in bestehenden Abläufen zu erkennen. Die laufende Lohnverrechnung für Unternehmen bildet die Grundlage für die monatliche Abrechnung.
Den Umfang und die Kostenfaktoren einer Zusammenarbeit besprechen wir anhand Ihres Betriebs.